Tổ chức họp báo không hề khó khăn và phức tạp như bạn nghĩ. Cùng TL Group tìm hiểu quy trình 10 bước để tổ chức sự kiện họp báo thành công.
Hiện nay, họp báo là một phương tiện truyền thông được các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến để cung cấp thông tin cho các đơn vị báo, đài. Từ lễ ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu thông tin về một dự án hay xử lý một sự cố truyền thông đều cần đến việc tổ chức họp báo. Sau đây là các bước tổ chức sự kiện họp báo chi tiết.
- Xác định các yêu cầu tổ chức của buổi họp báo
Đây là bước đầu tiên trong bất cứ quy trình tổ chức sự kiện nào, dù là họp báo, lễ khai trương, khánh thành hay year end party. Ở bước này, nhà tổ chức cần xác định được các yêu cầu của sự kiện.
Các yêu cầu này được thiết lập dựa trên các mục đích, mục tiêu đã đề ra. Xác định đúng các yêu cầu khi tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn đúng chủ đề và concept cho sự kiện. Mục đích và mục tiêu của buổi họp báo cần được xác định rõ ràng. Mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết, bạn có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc.
Mục tiêu cần là các yếu tố có thể thống kê được chứ không nên mang tính cảm tính , chẳng hạn như số cơ quan báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được trong họp báo, …
- Xác định thời gian, thời lượng tổ chức sự kiện
Khác với các sự kiện thông thường khác thường diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo thường được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. Lý do là bởi nếu sự kiện diễn ra vào buổi sáng, các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện.
Trong quá trình xây dựng quy trình tổ chức họp báo bạn cũng đừng quên xác định thời lượng diễn ra chương trình. Thời lượng không nên quá dài, dễ dẫn tới sự lan man và gây nhàm chán, mỏi mệt cho khách mời. Ngược lại cũng không nên quá ngắn khiến khách tham dự không nắm bắt được hết toàn bộ nội dung, thông điệp sự kiện muốn truyền tải. Thời lượng một buổi họp báo tốt nhất nên kéo dài trong khoảng từ 90 đến 120 phút.
- Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện và các nhà cung cấp
Ở bước này, tùy thuộc vào quy mô của sự kiện mà có thể chọn tự tổ chức hoặc tổ chức thông qua các event agency. Thông thường, đối với loại hình sự kiện họp báo, đặc biệt là có liên quan đến các hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phối hợp với công ty tổ chức sự kiện để tối ưu hóa nguồn lực và hạn chế tối đa rủi ro. Các bước tiếp theo sẽ do công ty tổ chức sự kiện lập kế hoạc và đề xuất.
Nếu chọn phương án tự mình tổ chức, ở bước này, đội ngũ tổ chức sẽ phác thảo kế hoạch cũng như lên danh sách các nhà cung cấp cho sự kiện. Nhà cung cấp sự kiện bao gồm: âm thanh, ánh sáng, F&B, nhà hàng, khách sạn, …
- Lựa chọn và khảo sát địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức họp báo trước hết cần đáp ứng yêu cầu về không gian, điều kiện tác nghiệp cho các phóng viên, nhân viên kỹ thuật quay phim, thu thanh… Bên cạnh đó yếu tố ánh sáng cũng như trang thiết bị âm thanh cũng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Địa điểm tổ chức cần được tiến hành khảo sát kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.
Thông thường, địa điểm tổ chức sự kiện họp báo được nhiều đơn vị lựa chọn là các phòng hội nghị hội thảo tại các khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ tiện nghi, vị trí dễ tìm kiếm với không gian sang trọng, rộng rãi được xây dựng theo tiêu chuẩn để đáp ứng tốt nghiệp vụ quay phim, phỏng vấn… Nên tránh lựa chọn các địa điểm tổ chức họp báo ở ngoài trời bởi sự phức tạp trong quá trình setup các thiết bị tác nghiệp và ảnh hưởng tới chất lượng thu âm.
Tuy nhiên, với một số sự kiện đặc biệt như họp báo ra mắt phim, MV,… địa điểm tổ chức có thể thay đổi sao cho phù hợp nhất, có thể là nhà hát, rạp chiếu phim, ….
- Lập danh sách khách mời, các cơ quan báo đài và gửi thư mời
Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp. Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Đừng quên xác nhận để biết chính xác số người tham dự sự kiện.
Vì tất cả khách tham dự sự kiện đều là những người có liên quan đến cơ quan truyền thông báo chí hoặc có tầm ảnh hưởng nhất định, mỗi thư mời gửi đi đều cần phải có sự trang trọng, lịch thiệp và chân thành. Nội dung thư mời cần có đầy đủ các thông tin quan trọng: Chủ đề chương trình họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện, các nhân vật chính tham gia buổi họp báo…
Trước khi chương trình tổ chức họp báo diễn ra một ngày, bạn nên liên hệ lại với các cơ quan báo chí, khách mời để xác nhận sự có mặt của họ trong sự kiện và có những phương án dự phòng thích hợp. Đó là việc làm không thể thiếu trong quy trình tổ chức họp báo của các công ty sự kiện chuyên nghiệp.
- Xin giấy phép tổ chức họp báo
Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.
Hồ sơ thủ tục xin giấy cấp phép tổ chức họp báo bao gồm:
- Đơn xin phép tổ chức họp báo đứng tên đơn vị xin phép gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, nôi dung, người thuyết trình/chủ trì (họ tên, chức vụ), đối tượng khách mời
- Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung chương trình họp báo (kịch bản, khuyến mãi, giấy phép biểu diễn…)
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng)
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
- Viết kịch bản cho sự kiện họp báo
Chủ đề và nội dung chương trình tổ chức họp báo là yếu tố thu hút khách mời, các đơn vị báo chí đến với sự kiện. Nếu chủ đề chương trình là vấn đề bức thiết, được dư luận quan tâm, hoặc nội dung chương trình có nhiều yếu tố độc đáo, ấn tượng thì đôi khi không cần mời, báo chí cũng sẽ tự tìm đến buổi họp báo.
Tùy vào yêu cầu của đơn vị tổ chức, kịch bản họp báo sẽ được viết sao cho phù hợp. Tuy nhiên, một bộ kịch bản cần bao gồm các nội dung sau đây:
- Kịch bản tổng quát: Bao gồm các nội dung chính, thời gian, nhân sự phụ trách
- Kịch bản MC: Kịch bản dẫn chương trình cho MC
- Kịch bản âm thanh, ánh sáng: đây là kịch bản chi tiết dành cho các bộ phận liên quan để dễ dàng theo dõi và phối hợp trong khi chạy sự kiện.
- Setup địa điểm và tổng duyệt trước sự kiện
Setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý thích hợp. Trong quá trình tổng duyệt, cần lưu ý một số vấn đề quan trọng gồm:
- Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng: Hệ thống âm thanh, ánh sáng đã ổn định chưa, công suất đã phù hợp chưa, toàn bộ không gian sự kiện khi lên hình đã đạt yêu cầu hay chưa?
- Kiểm tra hệ thống an ninh, an toàn: Thiết lập bộ phận an ninh kiểm soát ra vào, kiểm tra hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy tòa nhà, v.v..
- Kiểm tra các tài liệu, dụng cụ: Thông cáo báo chí, video, thẻ ra vào, bảng tên, quà tặng,…
- Thảo luận với MC, người diễn thuyết: Nội dung trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý về thời gian diễn thuyết để đảm bảo thời lượng chương trình, sự khéo léo khi trả lời các câu hỏi khó hay tháo gỡ vấn đề vướng mắc
- Làm việc với đội ngũ nhân sự sự kiện như PG, lễ tân, …
- Tiến hành tổ chức sự kiện họp báo
Trước khi buổi họp báo bắt đầu cần kiểm tra lại thiết bị, dụng cụ, không gian tổ chức cũng như nhân sự phục vụ cho sự kiện. Trước đó, các thành viên ban tổ chức cần họp lại để thống nhất lại lần cuối các đầu việc cần làm của mỗi bộ phận.
Check-in và đón khách là một trong những phần cần chú ý khi tổ chức sự kiện họp báo, lúc này PG có nhiệm vụ tươi cười chào đón khách và hướng dẫn khách làm thủ tục check-in. Các thành viên, nhân sự được phân công công việc cần hoàn thành nhiệm vụ theo đúng kế hoạch và timeline đã đề ra, đồng thời có sự linh hoạt, tương trợ lẫn nhau khi có sự cố cần giải quyết.
- Họp đánh giá, tổng kết sau sự kiện
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức họp báo, ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp, đánh giá kết quả cũng như rút kinh nghiệm sau sự kiện.Một số nội dung cần có trong buổi họp tổng kết sự kiện như sau:
- Đánh giá về công tác tổ chức buổi họp báo
- Theo dõi lịch trình phát sóng, đăng tin bài để tổng hợp lại và thông báo cho các bên liên quan cùng theo dõi
- Đánh giá về hiệu quả của chương trình tổ chức họp báo dựa trên mục tiêu tổ chức ban đầu
- Rút kinh nghiệm tổ chức cho những sự kiện họp báo tiếp theo.
Trên đây là quy trình 10 bước để tổ chức một sự kiện họp báo thành công. TL Group với kinh nghiệm nghiều năm trong ngành tổ chức, thực hiện thành công nhiều chương trình họp báo, ra mắt thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, … cho khách hàng là các doanh nghiệp, hiệp hội, tổ chức.
