Những concept sự kiện hay và thu hút
Tại sao sáng tạo trong sự kiện lại quan trọng?
Bạn đã từng cạn kiệt ý tưởng quảng bá cho một sự kiện hội thảo, hội nghị của mình bao giờ chưa? Điều bạn cần làm là nỗ lực tạo ra nhu cầu mới, khiến cho những người lớn bận rộn ngoài kia phải dành một chút thời gian để đến với sự kiện của bạn.
Thực tế, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện , bạn có thể giao cho một bên A phụ trách tiệc, bên B phụ trách thiết kế… nhưng những ý tưởng sáng tạo trong sự kiện mới chính là thứ làm mọi thứ trở nên khác biệt.
Bạn đã bao giờ tới một sự kiện nhàm chán đến nỗi bạn không ngững ngáp ngủ hay thậm chí là muốn bỏ về chưa? Thực sự sẽ chẳng ai muốn trở thành một người tổ chức những sự kiện như thế. Vì thế sáng tạo trong sự kiện rất quan trọng vì nó làm mới mẻ sự kiện và thu hút người tham gia. Ví dụ đa phần các sự kiện khai trương, khánh thành, ra mắt thương hiệu hiện nay được thực hiện với nghi thức đơn giản cắt băng khánh thành đỏ nhưng thế là chưa đủ với những ai tâm huyết với nghề. Chúng tôi muốn tổ chức những sự kiện ấn tượng. Vào khoảnh khắc nút “start” sáng rực trên nền đen được khởi động, sau đó mọi người cùng đếm ngược đến giây phút cửa hàng được khai trương, tất cả như mọi sự chú ý đều dành tặng cho phút giây ý nghĩa đó vậy. Một sự kiện như thế chắc chắn sẽ mang lại ấn tượng mạnh cho người tham gia.
Sáng tạo concept sự kiện hấp dẫn, thu hút như thế nào?
1. Lời mời gọi hấp dẫn
Mở đầu bằng một lời mời thuyết phục. Hãy thật khéo léo nhé, sự tinh tế sẽ khiến người nghe không thể cưỡng lại sức mạnh của lời mời, từ đó, họ sẽ nhanh chóng hứng thú và tìm hiểu một cách nghiêm túc. Một lời mời mang tính thân mật sẽ đơn giản và hiệu quả hơn. Càng thấu hiểu tâm lý những người tham dự và ngành nghề của họ, bạn càng dễ thuyết phục họ hơn. Bạn có thể hỏi các câu thông thường như: “Bạn thấy việc chuyển đổi các khách hàng tiềm năng (leads) sang khách hàng chính thức (sales) thật gian nan?”. Bạn nên dùng các hình ảnh sinh động, hấp dẫn, nói lên tính cách thương hiệu và trình bày thật mới lạ để thu hút người tham gia và tăng độ tin cậy cho sự kiện của bạn.
2. Lịch trình sự kiện cụ thể
Dựa trên một lời mời có sức thuyết phục, lịch trình hội thảo càng cụ thể, mọi người càng dễ đánh giá xem có nên đi hay không. Nhiều người có thể chỉ tham dự hai hoặc ba sự kiện trong một năm, và họ muốn rằng các sự kiện mình tham gia phải xứng đáng với số tiền mình đã bỏ ra. Vì vậy, việc đưa ra một lịch trình cụ thể và chi tiết sẽ đáp ứng được nhu cầu của họ và giúp họ dễ dàng chọn lựa hơn. Tránh việc đưa ra một lịch trình quá chung chung vì như vậy sẽ thành ra “tham thì thâm” – bạn chỉ nhận lại kết quả là những người tham dự sẽ chần chừ, không quyết định tham gia. Thay vào đó, chỉ nên tập trung vào một phân khúc thị trường cụ thể, cũng như gây ấn tượng khó quên với những người tham dự bằng một hội thảo/hội nghị thật hay. Vì sự chung chung, nhàm chán sẽ khiến khán phòng của bạn vơi đi một nửa sau thời gian nghỉ giải lao đấy.
3. Tặng cho người tham dự những tài liệu giá trị
Việc tạo ra những tài liệu nhỏ đầy cảm hứng và độc đáo hẳn sẽ khá tốn kém. Chi phí in ấn tài liệu theo cách truyền thống để có được những cuốn brochure hoành tráng có thể làm bạn toát mồ hôi! Vì vậy, bạn có thể dùng những ấn phẩm này cho các chương trình khuyến mãi trước khi sự kiện diễn ra để tăng thêm tính thu hút.
4. Những vị khách mời đặc biệt
Mời một diễn giả hay một khách mời đặc biệt làm nhân vật chính cho sự kiện của bạn là cách phổ biến nhất để thu hút khách tham gia. Nhưng nếu bạn không đủ ngân sách để mời một ngôi sao hạng A, thì hãy bỏ ngay ý tưởng này đi ngay và luôn nhé! Tuy nhiên, bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng sở thích và mối quan tâm của những vị khách được mời, bạn có thể tìm ra những diễn giả rất giá trị. Dù những vị diễn giả hay khách mời này có thể chưa nổi tiếng, nhưng thu hút người nghe bằng một câu chuyện thực tế, hay có thể phá vỡ bầu không khí nhàm chán bằng sự hài hước duyên dáng.
5. Xây dựng một cộng đồng trực tuyến quan tâm đến sự kiện
Hãy xây dựng một cộng đồng có chất và lượng, vì từ đó bạn có thể tạo ra rất nhiều cách để thu hút sự chú ý trước ngày sự kiện. Khi một người đăng ký sự kiện, hãy gầy dựng một cộng đồng qua chính email của họ.…Đừng lãng quên hoặc tấn công họ bằng những mẩu thông tin hằng ngày như chia sẻ tiểu sử của diễn giả, nhắc nhở đăng ký hoặc mua vé. Đây không chỉ là một cơ sở dữ liệu khách hàng đơn thuần, mà là một nhóm những người thật sự hiểu biết và quan tâm đến sự kiện của bạn, nên hãy học cách thấu hiểu và tương tác với họ. Hãy cung cấp cho họ những thông tin hữu ích, tạo cho họ niềm tin và ưu ái cho những người đăng ký sớm. Thông báo ngắn gọn, dễ hiểu cho họ biết các tin tức mới nhất trong bản tin hàng tuần hoặc hàng tháng bạn gửi ra.
6. Hãy truyền tin tức đi!
Phát động chiến dịch truyền thông xã hội trước sự kiện để đảm bảo rằng bạn luôn duy trì được công tác truyền thông hiệu quả, tạo ra sự hứng thú và hấp dẫn cho đến ngày sự kiện, và thậm chí sau sự kiện. Hãy tạo một lịch trình rõ ràng về những hoạt động trước sự kiện, giám sát và ghi nhận xem chiến dịch có thú vị và được nhiều sự quan tâm không. Qua việc liên kết với các đối tác địa phương, bạn cũng có thể quảng bá về sự kiện của mình, ví dụ như “Tham gia sự kiện Corporate Strategies ngày 21/2 này và thưởng thức miễn phí hamburger tại Ed’s Diner”. Bạn còn có thể thiết kế cover cho Facebook hoặc header cho Twitter để mọi người dùng và chia sẻ.
7. Những đối tác địa phương
Hầu hết các sự kiện đều có nhà tài trợ, nhưng nếu bạn hợp tác được với các đối tác trong khu vực sự kiện và doanh nghiệp nhỏ thì đây sẽ là điểm độc đáo và ấn tượng mà bạn có thể chia sẻ với người tham dự. Ví dụ, tại sao không mời một doanh nghiệp phục vụ nước uống đến địa điểm sự kiện, nếu được phép. Các công ty địa phương còn có thể cung cấp dịch vụ miễn phí nếu bạn trực tiếp đến gặp họ và tạo ra thêm doanh thu đáng kể cho họ. Bạn nên sử dụng những ly, tách cà phê có thương hiệu để củng cố thêm thông điệp gửi ra. Hay đại loại đây là những thứ bạn nên quảng bá trước sự kiện và tạo ấn tượng với người tham gia.
8. Quay số trúng thưởng và các cuộc thi kỳ lạ
Những lời hứa hẹn của các cuộc thi có thể là một công cụ quảng cáo khác lạ nhưng phổ biến. Phần rút thăm trúng thưởng giữa chương trình sẽ giúp chương trình sự kiện thêm phần thú vị (ai chẳng mong mình trúng giải đặc biệt phải không?). Bạn có thể nhờ diễn giả mang theo một món đồ để làm quà trúng thưởng. Nó có thể thu hút được tất cả các đối tượng khách hàng của bạn và sau đó họ sẽ tự chia sẻ với nhau về sự kiện đã tham gia. Tuyệt quá phải không?
9. Quay video sự kiện
Nếu không thể đầu tư các trang thiết bị ghi hình đa phương tiện xa xỉ tại sự kiện, bạn cũng nên quay lại buổi hôm đó, ít nhất bạn có thể tạo ra các nội dung hữu ích sau sự kiện, làm sự kiện của bạn có giá trị hơn hẳn. Và một điều quan trọng là, nếu diễn giả biết trước rằng sự kiện có ghi hình, gần như chắc chắn họ sẽ thuyết trình hấp dẫn hơn. Họ đã là những diễn giả nổi tiếng sẵn rồi, nhưng họ sẽ còn làm tốt hơn thế nữa.
Tính sáng tạo là nhu cầu thiết yếu cho việc quảng bá sự kiện, bất kể ngân sách của bạn thế nào. Thời gian là vàng bạc đối với những người tham dự, hẳn nhiên họ luôn muốn trải nghiệm một sự kiện thật sự bổ ích và thú vị, nên hãy cùng ekip của bạn vận dụng sự sáng tạo để làm nên một sự kiện tuyệt vời nhé.
Sáng tạo trong từng sự kiện là điều quan trọng nhất
Thường một sự kiện chỉ diễn ra trong vòng chỉ có 3h. Câu hỏi là làm sao có thể tạo được tiếng vang cho sự kiện cho 3 tuần, 3 tháng hay là cả 3 năm. Sự sáng tạo là đáp án. Hãy làm cho sự kiện của bạn thật đặc biệt để dấu ấn về sự kiện kéo dài càng lâu.
Có thể ví nhưng người làm sự kiện giống như là một người làm kinh tế nhưng mà lại có tâm hồn của một người nghệ sĩ vậy. Vừa phải bay bổng thăng hoa để nghĩ ra được nhưng ý tưởng đột phá, vừa phải thực tế để chắc chắn rằng sự kiện sự kiện sẽ truyền tải được thông điệp về sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu.
Sáng tạo trong thiết kế cũng là một vấn đề rất được quan tâm vì nó chính là phương tiện truyền đạt thông điệp đến cho người tham gia. Những sự kiện được đầu tư vào thiết kế sẽ có sự đồng nhất, tính chuyên nghiệp và quan trong hơn hết là truyền tải được lời nhắn gửi dành cho người tham gia.
Trong một sự kiện về, tất cả thiết kế và trang trí không những phải gây ấn tượng cho khách bởi tính chuyên nghiệp mà còn phải mang đến cho người tham dự cảm nhận được “chất” của thương hiệu. Để làm được điều đó, những chi tiết tưởng chừng như đơn giản nhất như thiệp mời, hoa cài áo cần được làm độc quyền để không chỉ tạo sự thống nhất về concept ý tưởng mà còn đảm bảo về màu sắc nhận diện của thương hiệu.
Sáng tạo trong sự kiện là một trong những yếu tố tiên quyết giúp đem lại thành công trong tổ chức sự kiện
Tuy nhiên, lên ý tưởng cho một sự kiện không phải là dễ. Ngoài những phút xuất thần, thì người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng, cùng với cảm hứng, dựa trên nền tảng vững chắc về marketing sẽ là tiền đề cho những ý tưởng đột phá.
